Když se řekne „asistentka“, určitě si mnoho z vás vybaví perfektně upravenou ženu, která v elegantním kostýmku a s úsměvem na rtech vítá klienty v prosperující společnosti. Asistentka však vykonává celou řadu dalších činností. A v dnešní době se dokonce objevuje nový typ profese – tzv. virtuální asistentka. Jaký je mezi těmito povoláními rozdíl? Jak se liší „běžná“ asistentka od té „virtuální“? A jak je vůbec možné někomu asistovat online?
Asistentka tak, jak ji známe
Již z definice Národní soustavy povolání plyne, že asistentka zpracovává širokou škálu administrativních agend jednotlivých členů vedení, celých oddělení či jiných útvarů společnosti. Pod těmito agendami se skrývá např. příprava podkladů dokumentů pro svého nadřízeného, vedení jeho diáře, komunikace s obchodními partnery, vyřizování obchodní korespondence, zajišťování služebních cest, rezervace letenek, ubytování, přebírání a vyřizování došlé korespondence, archivace dokumentů nebo třeba vítání a péče o návštěvy, jak jsme zmínili již v úvodu.
Z tohoto popisu je patrné, že asistentka vykonává velké množství dílčích úkolů, v závislosti na potřebách a struktuře firmy nebo organizace. Velká spousta z nich je navíc vázána na její fyzickou přítomnost. Copak se dá virtuálně uvařit káva příchozím obchodním partnerům?
Virtuální asistentka nemusí jen asistovat
Pojem virtuální asistentka může být na první pohled matoucí. Pokud vedoucí hledá asistentku, která je jeho pravou rukou, potřebuje, aby byla k dispozici a ideálně na stejném místě, jako on. Virtuální asistentka však není asistentkou v pravém slova smyslu. Pod tímto názvem se totiž skrývá celá řada činností, které tato asistentka může vykonávat a níže si ukážeme, které všechny to jsou (nebo mohou být).
Mohlo by vás zajímat: Jak se stát kvalifikovanou asistentkou?
V první řadě je ale důležité si uvědomit, že většina virtuálních asistentek podniká, tedy že tyto své služby provozují v rámci živnosti. To bývá obvykle první rozdíl oproti asistentce, kterou si zaměstnáte na klasický pracovní úvazek. Výhody z tohoto odlišného způsobu plynou především pro zaměstnavatele. Tím, že virtuální asistentka je vlastně podnikatelka, odvádí si za sebe sama zdravotní i sociální pojištění a také daň z příjmu. Zaměstnavatel (nebo spíše v tomto případě obchodní partner) tak platí jen finanční částku za odvedenou práci a o zbytek se nemusí starat.
Co tedy virtuální asistentka (ne)dělá?
Virtuální asistentka vznikla primárně proto, aby ulehčila podnikatelům v činnostech, které běžně vykonávají asistentky naživo. Tedy od sledování e-mailů, jejich třídění, odpovídání klientům a zákazníkům, plánování schůzek, přes jednoduchou správu např. webových stránek, aktualizace novinek, kontrolu a platbu faktur a podobně. Měla by tak vykonávat činnosti, které jsou v každém podnikání nutností, ale často jsou nezáživné nebo podnikatele „zdržují“ ve vlastní tvůrčí práci. Postupně k těmto administrativním činnostem některé virtuální asistentky přidaly i svou vlastní agendu. Nabízejí tak i vysoce specializované služby jako je např. správa sociálních sítí, focení produktů, tvorba a správa webových stránek, tvorba reklam, marketingová činnost, překlady do cizích jazyků a podobně. Každá virtuální asistentka se může specializovat na jiný typ činnosti. Velká výhoda je v tom, že zaměstnavatel tak má po ruce velmi schopného člověka, kterému může svěřit jak jednoduchou a „otravnou“ činnost, tak i odborné záležitosti, na které by jinak potřeboval dalšího specialistu.
Virtuální asistentka je budoucností online podnikatelů. Vzhledem k tempu, jakým se online svět proměňuje a kolik podnikatelů i po letošních omezeních kvůli koronaviru přechází se svým podnikáním do virtuálního prostředí, se dá očekávat, že poptávka po virtuálních asistentkách i nadále poroste. Pokud hledáte zajímavé uplatnění, může být práce virtuální asistentky skvělý rozjezd nové kariéry.
Mohlo by vás zajímat: Jak začít podnikat? Je to jednodušší, než čekáte!
