Stát v rámci některých svých nových opatření, v souvislosti s digitalizací, schválil novinku, která se od roku 2023 bude týkat všech podnikatelů – zavádí se povinné datové schránky. Co to pro podnikatele znamená, jak postupovat, pokud svou schránku (ne)máte i to, koho dalšího se tato změna ještě dotkne, se dozvíte v tomto článku.
Co je to datová schránka?
Ještě než se pustíme do povinností a využívání datových schránek, pojďme si je stručně představit. Datová schránka je dle příslušného zákona definována jako elektronické úložiště, které slouží k doručování elektronických dokumentů mezi státem a fyzickými či právnickými osobami (a také mezi těmito osobami navzájem). Jednoduše řečeno jde o jakýsi speciální „e-mail“, na který (primárně) stát zasílá dokumenty v online světě podnikatelům i dalším obyvatelům. Pokud daný obyvatel či podnikající osoba má datovou schránku zřízenou, je stát dokonce povinen posílat dokumenty touto cestou. Na druhé straně tím vzniká ale povinnost i pro příjemce, který si musí dokumenty z tohoto úložiště vyzvedávat.
Přečtěte si: Desatero pro živnostníka
Povinná „datovka“ pro všechny?
Až do této doby bylo zřízení datové schránky dobrovolné. Jakmile ji totiž člověk jednou získá, je stejně jako stát povinen využívat ke komunikaci s úřady této formy. A to ne každému vyhovuje – přece jen je někdy potřeba doladit některé věci osobně, nebo se informovat a ptát při specifických případech přímo pracovníků daného úřadu. Z těchto důvodů tak mnoho podnikatelů odkládalo či váhalo, zda je pro ně datová schránka vzhledem k těmto nevýhodám dostatečně zajímavá. Nyní je ale jedno, zda podnikatel schránku využívat chce nebo ne. Od roku 2023 nebude mít na výběr a zřízení datové schránky bude pro něj povinné.
Výhody datových schránek
Mezi velké plus patří to, že velikost datové schránky není nijak omezena. Neměla by tak nikdy nastat situace, že vám zpráva z úřadu nedorazí jen proto, že máte plnou schránku.
Mohlo by vás zajímat: Jak se stát Truhlářem a začít podnikat
Další výhodou je tzv. garance doručení. Ta spočívá v tom, že každý dokument je potvrzen doručenkou, která stvrzuje doručení do datové schránky adresáta. V doručence jsou uváděny všechny podstatné údaje – kdy byla datová zpráva dodána do datové schránky adresáta, zda si ji dotyčný přečetl nebo zda uplynula lhůta pro zákonnou fikci doručení. Lze tak jednoduše kdykoliv prokázat, že zpráva byla odeslána/doručena.
Mínusy datových schránek
Ačkoliv je velikost schránek neomezená, s uchováváním zpráv to už tak jednoduché není. Dle ministerské vyhlášky se zprávy ve schránce ukládají pouze na 90 dní, po této době se natrvalo smažou. Uživatel tak stojí před problémem, jak se zprávami naložit, pokud si je bude chtít uchovat i pro další použití. Nejjednodušší řešení je uložení zpráv na vlastním úložišti (flash disk, e-mail), ale zde můžete paradoxně narazit na omezení velikosti úložiště, popř. si připlatit za větší e-mailovou schránku. Dalšími placenými možnostmi jsou využití buď služby Datový trezor (poskytuje Česká pošta) anebo si na autorizovaném pracovišti nechat dokumenty vytisknout do fyzické listinné podoby.
Ještě ji nemáte?
Pokud svou datovou schránku ještě nemáte, nemusíte mít obavy. Stát bude datové schránky zřizovat automaticky. Myslete ale na to, že jakmile jednou budete mít datovou schránku jako podnikatelé zřízenou, je vaší povinností ji používat. Výjimku z tohoto nařízení mají nepodnikající fyzické osoby, jimž bude schránka zřízena po využití nějaké elektronické služby státu. Tito lidé mohou zažádat o zrušení schránky, podnikatelé tuto možnost bohužel nezískají.
