Zkušenosti úspěšných firem: doporučení, jak efektivně pracovat z domova

Nedaří se vám efektivně pracovat z domova? Chcete zlepšit produktivitu a fungování při práci na dálku? Zajímá vás, co funguje úspěšným firmám? Projekt DigiKompetence (realizuje MPSV) zpracoval tři případové studie firem, které zavedly práci z domova úspěšně a mohou tak inspirovat ostatní. V článku přinášíme doporučení, která z případových studií vzešla, a to jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance.

A o které firmy se jedná?

1. Firma Avast jako příklad velké technologické firmy.
2. Společnost Scio a její koncept svobodné firmy.
3. Firma Freelo, která má s prací z domova dlouholeté zkušenosti.

Doporučení pro vedoucí pracovníky

1. Soulad flexibilního způsobu práce s hodnotami firmy hraje klíčovou roli při implementaci práce z domova. Většina sledovaných firem klade důraz na hodnoty, které podporují svobodu a smysluplnost, dále zodpovědnost a angažovanost či zaměření na výsledek zaměstnanců. Mezi další hodnoty, které jsou význačné pro organizace podporující flexibilní způsob práce, patří kreativita, smysl pro humor a wellbeing.
2. Zaměstnancům pracujícím z domova ve sledovaných firmách se dostává významné podpory. Za pozornost stojí holistický přístup k péči o zaměstnance, který se objevil zejména ve firmě Avast. Tato podpora zahrnuje psychickou pohodu zaměstnanců, což se projevuje například možností konzultací s psychologem, a také fyzický komfort, který se vyznačuje např. vybavením domácí kanceláře. V Avastu je k dispozici telemedicína, která zaměstnancům umožňuje online konzultace s lékařem nebo psychologem. Firma Freelo podporuje své zaměstnance pomocí vlastního nástroje Freelo, který nabízí online školení v reálném čase, videonahrávky a textové návody, které usnadňují efektivní používání tohoto nástroje. Kromě toho se ve sledovaných firmách kladl důraz na pravidelnou komunikaci se zaměstnanci, během které mohou vyjádřit své potřeby a obavy. Proces zjišťování potřeb zaměstnanců se provádí pravidelnými schůzkami s nadřízenými a dalšími nástroji, jako je nástroj Arnold ve firmě Scio.
3. Důležitým faktorem pro úspěšnou práci z domova je výběr zaměstnanců. Tito zaměstnanci by měli být schopni pracovat samostatně, zodpovědně a souznít s firemní kulturou a hodnotami. Firma Scio uplatňuje promyšlený výběr nových zaměstnanců prostřednictvím procesu, který má několik fází a zahrnuje test pracovního potenciálu. Stejně tak firma Freelo ověřuje pomocí online dotazníku, zda uchazeč souzní s firemní kulturou a provádí také testovací úkoly, aby ověřila schopnost uchazečů pracovat samostatně.
4. Pro úspěšnou práci z domova je klíčové správné využití technologií, nástrojů a zajištění bezpečnosti. Zaměstnanci daných firem preferují omezený počet nástrojů, které slouží k organizaci práce a komunikaci, s důrazem na jednotné ukládání dokumentů a minimalizaci fragmentace komunikačních kanálů. Firma Scio přešla na jednotnou platformu Google Workspace, zatímco firma Avast směřuje k shromažďování dat do jednoho centrálního místa. Ve firmě Freelo jsou všechny úkoly a komunikace centralizovány v nástroji Freelo. Zabezpečení dat je dalším klíčovým prvkem pro práci z domova, což zahrnuje např. používání VPN, šifrovaných disků, a dalších bezpečnostních opatření.

Doporučení pro zaměstnance

1. Duševní zdraví je pro zaměstnance i zaměstnavatele klíčovým prvkem pro pracovní spokojenost. Zaměstnanci firem Avast a Freelo sdíleli užitečné tipy na podporu duševního zdraví. Pro podporu duševního zdraví doporučují zařadit do režimu dne meditační techniky, pravidelné režimy a rituály či včasné odpojování se od práce. Jako další osvědčené tipy zmínili nastavení oznámení v aplikacích, proaktivní řešení problémů, respektování soukromí kolegů a empatickou a otevřenou komunikaci.
2. Fyzické zdraví v kontextu práce z domova se ukazuje jako důležitý aspekt, který může být negativně ovlivněn dlouhým sezením u počítače a nedostatečně vybaveným pracovním prostorem. Zaměstnanci firem Avast a Freelo nabídli několik klíčových tipů, které podpoří fyzické zdraví. Za důležité považují střídání práce u počítače s krátkými procházkami či fyzickou aktivitou. Pravidelné cvičení podpoří nejen kondici, ale také může poskytnout sociální interakci s kolegy. Důležitost ergonomického pracovního prostředí je nezpochybnitelná a zahrnuje vhodné křeslo, ergonomicky umístěný monitor nebo polohovatelný stůl.
3. Pro efektivní práci z domova je klíčová efektivní komunikace, která většinou probíhá online a má svá specifika. Zaměstnanci firmy Freelo i Avast doporučují zvolit správný komunikační kanál v závislosti na potřebě a cíli sdělení. Důležité je minimalizovat komunikační šumy, které online komunikaci mohou provázet, a věnovat pozornost empatii, stručnosti a jasnosti komunikace. Z doporučení vyplývá myslet na vhodné formátování textových zpráv, a v případě složitějších sdělení, návodů a pokynů využít videoukázky nebo obrázky s popisky. Žádoucí je také zvážit naléhavost a důležitost sdělení a zda je opravdu nutné rušit kolegy.

Podrobnější zpracování jednotlivých případových studií najdete na webu DigiKompetence.cz nebo zde: Avast, Scio, Freelo. Shrnutí výsledků a závěrů z případových studií najdete ZDE. Případové studie vás blíže seznámí s fungováním jednotlivých firem, pracovními podmínkami či nastavením práce z domova, což je důležité pro pochopení celé problematiky.

Výzva pro vzdělavatele: podpořte rozvoj digitálních dovedností dospělých